Die Digitalisierung in der Hausverwaltung hat bereits begonnen. So zögerlich die meisten Unternehmen noch sind, so wahrscheinlich ist, dass auch in dieser Branche die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken sein wird.

Neben dem richtigen Zeitpunkt gilt auch das Wie und Mit Wem als Herausforderung. Kunden erwarten Innovation und Service und das bei geringen Margen, die in dem Business erzielbar sind.

In diesem Spannungsfeld gilt es smarte Lösungen und Abläufe zu installieren, die auf der einen Seite Service bieten, aber andererseits so kostenschonend und effizient wie möglich ausgestaltet sind, um nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg zu erzielen. Im nachfolgenden Beitrag zeigen wir Ihnen mögliche Ansatzpunkte und Lösungen für die digitale Hausverwaltung auf.

Digitalisierungsbereiche im Hausverwaltungsgeschäft

Betrachtet man die Kernbereiche von Hausverwaltungen, so gibt es unterschiedliche Ansatzpunkte für Digitalisierungslösungen.

Mobilität

Hausverwalter sind viel unterwegs, besuchen „ihre“ Häuser, sind bei Kunden vor Ort oder führen Hausversammlungen durch. Örtliche Flexibilität, um auch unterwegs ihre weiteren Aufgaben erledigen zu können, ist ein absolutes Muss. Das betrifft sowohl die Dateneingabe als auch der Abruf von Daten.

Service, Transparenz und Dokumentenmanagement

Alle hausbezogenen Daten an einem Ort abzuspeichern und diese für die Eigentümer, Investoren und Mieter individuell zum Abruf zur Verfügung zu stellen, stellt eine weitere Digitalisierungsmöglichkeit dar.
Stellen Sie sich vor, dass Ihre Kunden auf Knopfdruck nicht nur Vertragsdokumente, sondern auch Betriebskostenabrechnungen, Leerstände, Wohnungspläne oder auch Saldenlisten einsehen können. Und dies ohne das Zutun des Verwalters. Dies stellt einerseits eine tatsächliche Arbeitsentlastung in der Hausverwaltung dar und bedeutet ebenso ein Rund-um-die-Uhr-Service für alle Stakeholder Ihrer verwalteten Immobilien.

Vernetzung

Die digitale Vernetzung aller Akteure innerhalb einer Liegenschaft stellt ein weiteres Digitalisierungsfeld dar. So stellt das Angebot von sogenannten „Hausgruppen“ für den Meinungs- und Informationsaustausch und die Anbindung an das Grätzl der Liegenschaften Möglichkeiten für den Abbau der Anonymität und Aufbau einer gelebten Hausgemeinschaft dar.

Kommunikation

Kommunikation ist wahrscheinlich der Hauptteil im Arbeitsalltag eines Hausverwalters. Sei es die Bearbeitung von Schadensmeldungen, die Beauftragung von Dienstleistern oder die Kommunikation von Hausmitteilungen an die Bewohner.
Durch die Einrichtung eines direkten, zusätzlichen Channels, der im Idealfall (near) real-time passiert, schraubt man nicht nur die Servicequalität nach oben, sondern bewirkt auch eine Arbeitszeitreduktion in diesen Bereichen. Die digitalen Kommunikationstools verbinden Hausbewohner, Hausverwalter, Eigentümer aber auch Dienstleister auf direktem Wege miteinander und sorgen für transparente, rasche Information und Austausch.

Hausverwaltungssoftware als Lösungsansatz

Die Digitalisierungsbestrebungen bringen natürlich auch die Frage mit sich, ob man eine eigene, maßgeschneiderte Lösung für seine Hausverwaltung in Anspruch nehmen möchte oder aber auf eine bereits am Markt verfügbare, adaptierbare Lösung zurückgreift.

Ersteres ist, abgesehen vom sehr hohen finanziellen Aufwand, auch mit einem hohen Arbeitsaufkommen in der Hausverwaltung verbunden. Zeitaufwände, die aufgrund des hohen Arbeitsvolumens im täglichen Geschäft kaum machbar sind.

So bietet es sich an auf bereits bestehende Lösungen zurückzugreifen und an die Systemlandschaft anzubinden.

puck, die Hausverwaltungsapp für die Hosentasche

In den vergangenen Jahren haben sich unter dem allgemeinen Begriff „PropTech“ bereits einige Player etabliert, die digitale Hausverwaltungslösungen anbieten. Einer davon ist das österreichische Startup puck, der gute Geist mit Sitz in Wien. Mit der größten privaten Hausverwaltung Österreichs, der IMV, konnte auch bereits ein sehr namhafter Kunde gewonnen werden.

Mit der App und der Web-Applikation wird Kommunikation zwischen den Stakeholdern massiv vereinfacht. So können Nachrichten über die App direkt zwischen Hausverwalter und Bewohner ausgetauscht werden. Ebenso ist es möglich Schadensmeldungen mit Fotoupload zu dokumentieren oder mittels Notruf-Button aus der App die Hausverwaltung rund um die Uhr zu erreichen. Ein digitaler Dokumentensafe, der alle liegenschaftsrelevanten Unterlagen stets für die Bewohner griffbereit hält und die Grätzl-News, die über das Geschehen im Viertel informieren, ist nur eines von vielen Features, die puck zu bieten hat.

puck, ein Ökosystem aus Hard- und Software

puck ist noch viel mehr als eine Software-Lösung. So wurden eigene Hardware-Komponenten in Kooperation mit Partnern entwickelt, die über die App steuerbar sind.

Das puck Board gilt als digitales schwarzes Brett in den Liegenschaften. Ausgestattet mit den aktuellen News, Informationen zu den Öffentlichen Verkehrsmitteln und den Hausmitteilungen, versorgen diese Screens auch all jene Hausbewohner, die über kein Smartphone verfügen, mit den wichtigsten Hausinformationen.

Die puck Box versteht sich als der digitale Postkasten des Ökosystems. Der systemoffene Paketsafe ermöglicht eine 24/7 Anlieferung durch unterschiedliche Logistikdienstleister, wie die Österreichische Post oder DPD. Aber auch für den Nachbarn oder den Bäcker ums Eck kann eine Ablagemöglichkeit in diesem Kasten eingerichtet werden.

Die dritte Hardware-Komponente stellt puck door dar. Die Videosprechanlage verbindet die puck-User ortsunabhängig mit allen Personen an deren Wohnungstür. Die Applikation stellt Bild und Ton zur Verfügung. Und die Tür öffnen kann man über die puck-App ebenso!